上海三中院诉讼档案“混合单套制”改革取得阶段性成效

上海三中院(知产法院、铁路中院)自20186月被最高法院确定为“开展电子档案为主、纸质档案为辅”的案件归档方式试点单位,在上海高院的指导下,先后完成软件设计、硬件配置、人员准备等基础工作。根据部署,201912月全面开展诉讼档案“混合单套制”归档改革试点,截至20201月底已完成308件案件“混合单套制”归档,覆盖所有审判执行业务部门,改革取得了阶段性成效,积累了一定的经验。

一是加强组织领导,统筹推进试点。院党组高度重视诉讼档案“混合单套制”改革工作,专题听取汇报,研究部署工作。综合办公室积极统筹立案庭、审管办与审执业务部门对接具体试点工作,信息技术科开发维护归档应用系统,行政装备科根据审判业务部门需求配发宽屏护眼显示器,档案室广泛组织归档改革培训,确定业务部门归档改革联络员机制,建立微信工作群,及时解决规则、技术上的问题,确保了改革的顺利推进。

二是设立收转中心,一站集中服务。三中院成立材料收转中心,汇聚诉讼材料收寄、扫描、流转职能,确保在诉讼流程的第一时间即生成电子卷宗。协商由邮政公司派员入驻收转中心承接文书送达外包服务。过程性文书经业务部门生成并电子签章后,发送至收转中心进行集中打印、封装送达。物流信息、EMS回单回传入审判系统,便于业务部门实时获悉送达情况;目前,行政案件的受理案件通知书、举证通知书、传票等文书已100%通过邮政派驻人员集中送达,已集中送达500余案次,数量逐步上升。同时,当事人寄给法官的诉讼材料也由收转中心集中接收,先经即时扫描后再转交业务部门,已完成600余案次,极大提升了电子卷宗的即时性、完整性。

三是推进服务外包,减轻审执负担。除邮政送达外,三中院还实行集中扫描、分散归档的外包式服务。扫描工作集中在立案窗口、收转中心和扫描中心进行,根据诉讼进度承担扫描工作;另聘请16名归档辅助人员派驻各庭室,协助业务部门完成案件材料的整理、送扫和归档等工作,将诉讼材料辅助性事务从法官助理和书记员的工作中剥离,有效缓解了业务部门“案多人少”的审执压力,提升了办案质效。

四是应用电子签章,助推电子送达。目前三中院的过程性法律文书均由系统生成经电子签章后进入电子卷宗一键自动归档,业务部门可选择多种方式送达过程性法律文书,为电子卷宗的即时完整和电子送达创造了条件。50%以上一审知产民事案件通过12368公众号、微法院等系统平台实现电子送达,以便当事人能第一时间知晓诉讼进度。电子签章是电子卷宗随案同步生成与“单套制”归档对接结合的关键应用,它的广泛使用标志着全流程网上办案在诉讼流程后端节点得以贯通。

五是联通上下法院,促进网上办案。三中院行政庭与上海铁路运输法院、浦东新区法院行政庭就案件上诉网上移送进行了试点,移送、接收、退回案卷电子材料即时完成,无需法警奔波,改变了原来案卷移送周期长的难点,提升了办案时效。同时,法官审理案件过程中,一二审案卷均可在网上调阅,卷宗经OCR识别可辅助生成笔录、文书等诉讼材料,跨院跨审级的电子卷宗深度应用为办案法官提供了极大便利。诉讼文书经电子签章后可即时归入电子卷宗,结案后直接以电子档案形式归档。

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